Как организатору вести заявки на туры и подготовку к выезду в BotMarketing
Материал BotMarketing.pro опубликовано обновлено
Заявка на многодневный тур может остановиться на одном двухместном номере: гости готовы ехать, но отель ещё не ответил. Если в этот момент написать «бронь подтверждена», переписка обгонит реальные договорённости. Ниже — процесс от первого вопроса до выезда: состав предложения, этапы проверки и сообщения, которые организатор может вести через BotMarketing.
Сначала сформулируйте предложение, которое можно проверить
Укажите даты и ночёвки, место начала и окончания, формат группы, размещение, нагрузку и основу цены. Отдельно сообщите состояние выезда: принимаются заявки, проверяются поставщики или поездка подтверждена организатором. Эти формулировки в описании меняет менеджер; они не отражают автоматически наличие номеров и транспорта.
Пример состава трёхдневного тура
Все даты, суммы, названия и условия ниже — учебные. В условной программе «Три дня у озера», 20–22 ноября, два взрослых размещаются в одном номере с двумя отдельными кроватями. Стоимость за двоих — 108 000 ₽. Это конкретный вариант размещения, а не цена любой компании из двух человек.
- Включено: две ночи в согласованном отеле, два завтрака, групповые переезды по программе, три экскурсии с указанными в программе входными билетами, сопровождение организатора.
- Не включено: дорога до города начала и обратно, обеды и ужины, личные покупки, дополнительные активности вне программы.
- Нужно согласовать отдельно: другую категорию номера, одноместное размещение, ранний приезд и трансфер вне групповой программы.
- До оплаты: точные сведения о поставщиках и подтверждённых услугах, версия программы, итоговая цена, сроки платежей и условия изменения/отмены.
Не заменяйте список словами «всё основное». Например, Starostin.travel отдельно объясняет, что дорога к началу тура и питание зависят от состава предложения. Для своего выезда опишите фактические включения; чужие тарифы и обещания гарантированного выезда переносить не нужно.
У каждого этапа заявки должен быть следующий шаг
Одно обращение — не проданные места. Организатор проверяет одновременно состав гостей, размещение, транспорт и условия выезда. Назначьте ответственного и срок следующего действия в рабочем календаре команды; затем сообщите гостю, какой ответ он получит и когда.
| Этап | Что проверяет организатор | Что получает гость | Следующее действие |
|---|---|---|---|
| Первый запрос | Программа, дата, число гостей, вариант размещения и место присоединения. | Ответ, подходит ли запрос для дальнейшего подбора. | Менеджер уточняет недостающие сведения. |
| Проверка поставщиков | Номер, транспорт, услуги и возможность провести выезд. | Срок ответа; места ещё не подтверждены. | Менеджер получает и записывает ответы поставщиков. |
| Письменное предложение | Состав, цена, условия и срок действия предложения. | Программа определённой версии и понятный способ принять её. | Гость отвечает; менеджер проверяет актуальность предложения. |
| Подтверждение участия | Принятые условия, фактическое наличие и требуемый платёж. | Что подтверждено для его компании и что ещё предстоит сделать. | Менеджер ведёт остаток оплаты и подготовку к выезду. |
| Подготовка и поездка | Окончательная программа, встреча, контакты и изменения. | Актуальная памятка; при изменениях — отдельное сообщение. | Менеджер проверяет ответ гостя и завершает заказ после исполнения. |
Если отель предложил другой номер
Прежде чем заменять размещение, опишите отличия и влияние на цену. Слова «аналогичный отель» не объясняют, сохранены ли отдельные кровати, расположение и включённый завтрак. Отправьте обновлённую программу с новым номером версии и дождитесь решения гостя.
По заявке Т20 отель не подтвердил номер с двумя отдельными кроватями. Есть вариант с одной двуспальной кроватью по той же общей цене 108 000 ₽. Это изменение размещения, поэтому пока его не принимаю за вас. Могу проверить другой отель. Какой вариант рассмотреть? После ответа отправлю программу v2 с точными условиями.
Срок ответа нужен и поставщику, и гостю. Если предложение действует до определённого времени, запишите его явно вместе с часовым поясом. Переписка не удерживает номер: фактическое удержание согласуется с отелем отдельно.
Как вести этот процесс в BotMarketing
- Создайте карточку программы в каталоге. Добавьте описание маршрута, фото, включения, исключения и основу цены. Для учебного фиксированного варианта создайте услугу «Три дня у озера, два взрослых, номер с отдельными кроватями» с полной ценой 108 000 ₽. На стадии проверки выключите её заказ и предложите обратиться в поддержку бота. Для другого состава гостей сначала рассчитайте подходящее предложение.
- Соберите заявку через поддержку. Подключите Telegram-бота и дайте гостю ссылку на каталог/Mini App. Попросите написать программу, дату, число взрослых и детей, размещение, место присоединения и удобный срок ответа. Сообщение попадёт в клиентские запросы; менеджер берёт обращение в работу и отвечает из этого раздела. Для первого вопроса паспортные копии не нужны.
- Проверьте поставщиков и отправьте предложение. Переписку с гостем ведите в обращении, а ответы отеля и перевозчика, число принятых участников и сроки держите в своём рабочем учёте. В BotMarketing нет встроенных туроператорских этапов «проверяется отель» и «предложение истекает». Его реальные статусы обращения — новое, в работе и закрыто с результатом либо без результата.
- После согласования зафиксируйте обычный заказ. Сначала приведите название, описание и цену карточки к принятой версии программы. Если готов фиксированный вариант, включите его заказ и предложите гостю оформить одну услугу по полной цене за двоих. Менеджер открывает поступивший заказ, проверяет состав и сумму, принимает его в работу, сохраняет версию программы в служебной заметке и отправляет подтверждение в переписке заказа. Само оформление не резервирует номера, автобус или места группы. Расписание по слотам используйте для отдельной консультации, а не как инвентарь тура.
- Сопровождайте заказ до исполнения. Отправляйте в его переписке короткие организационные сообщения по календарю ниже. Платежи и ответы поставщиков проверяйте отдельно. После проведённой поездки отметьте заказ выполненным; история останется доступна для следующего обращения гостя.
Если этот бот принимает только туры, оставьте временные бронирования в его настройках выключенными. Услуга оформится как обычный заказ без предложения выбрать экскурсионный слот. Если вы используете бот и для индивидуальных экскурсий, сначала проверьте оба пути: различие записи времени и мест разобрано в материале для гида. Номерной учёт — отдельная задача, о которой говорим в статье для мини-отеля.
Частичный платёж не означает полную оплату заказа
В учебном предложении согласована предоплата 30%: 32 400 ₽, остаток — 75 600 ₽ из общей суммы 108 000 ₽. Срок остатка — 13 ноября. Запишите фактически полученную сумму и основание платежа в учёте, краткий итог — в заметке заказа. Отметку полного платежа не ставьте после одного аванса: BotMarketing не рассчитывает автоматически график туристических взносов. Сообщение о доплате также не изменяет сумму заказа.
Календарь сообщений строится вокруг готовности поездки
Сроки в таблице — пример для выезда 20 ноября, а не правило для всех туров. Внесите их в календарь организатора и назначьте человека, который проверит данные и вручную отправит сообщение. Автоматический сценарий «за 14 дней до тура» здесь не настраивается.
| Когда | Что проверить перед отправкой | Содержание сообщения |
|---|---|---|
| После подтверждения | Принятая программа v1, размещение, фактическая предоплата. | Что подтверждено, общий итог, полученный платёж и дальнейшие сроки. |
| 6 ноября, за 14 дней | Получено 32 400 ₽; остаток действительно 75 600 ₽. | Остаток и срок 13 ноября; куда обратиться с вопросом. |
| 13 ноября, за 7 дней | Фактический остаток; окончательные сведения поставщиков. | Актуальная программа и порядок получения необходимых документов. |
| 19 ноября, накануне | Место, местное время, рабочий контакт и последний вариант программы. | Точка на карте, ориентир, время сбора и связь при задержке. |
| 24 ноября, после поездки | Поездка завершена; нет нерешённого сервисного вопроса. | Обещанные материалы и просьба об обратной связи. |
Другие операторы используют свои сроки и способы: Authentic Vacations разделяет предложение, оплату и доступ к финальным документам через свой клиентский портал. Эти сроки и портал не являются условиями или функциями BotMarketing. Для длинной программы используйте ссылку на актуальную памятку; короткое сообщение заказа рассчитано на 1 000 символов.
Изменение после отправки памятки
При смене транспорта или места сбора отдельно назовите прежнюю и новую договорённость, отправьте новую памятку и попросите ответ. Например: «В программе v2 сбор 20 ноября перенесён с 08:00 у вокзала на 08:30 у главного входа гостиницы. Время местное; точку на карте отправляю. Ответьте, что увидели изменение». Подставьте реальные место и часовой пояс. Организатор вручную отмечает, кто ответил, и связывается с остальными; доставка сообщения не доказывает согласия с изменением.
Следующий тур — отдельный разговор
После поездки сначала выполните обещания и разберите замечания. Затем предложите гостю самому выбрать, хочет ли он новости похожих маршрутов и какие даты ему интересны. Ответ сохраните в рабочем учёте и учитывайте при дальнейшем контакте. Один участник, оплативший заказ за двоих, не даёт автоматически разрешение писать второму. История в BotMarketing помогает вспомнить предыдущую поездку; актуальное предложение и проверку поставщиков всё равно проходят заново.