Как мини-отелю принимать заявки и готовить заезд через BotMarketing

Гость просит номер на три ночи. Первые две свободны, на третью уже есть бронь с агрегатора, а администратор успел ответить «ждём вас». Чтобы принимать прямые заявки через Telegram, мини-отелю нужен понятный порядок: собрать условия поездки, проверить весь срок и только затем подтвердить проживание. Ниже — шаблон обращения, пример проверки и действия в BotMarketing до заезда.

Соберите заявку, по которой можно проверить размещение

На mini-site и в каталоге Mini App покажите категории номеров: кровати, максимальное число гостей, собственный или общий санузел, лестницы, питание, парковку и реальные фотографии. Если снимок представляет категорию, поясните это; номер на фото может отличаться от выделенного гостю. Рядом укажите часы заезда и выезда, основу цены и способ запросить наличие.

Для первичного обращения достаточно следующего шаблона. Это текст для отправки в поддержку бота, а не обещание встроенной гостиничной формы:

• Заезд и выезд: 19–22 ноября 2026 года, три ночи.
• Состав: двое взрослых; если есть дети, возраст нужен для проверки размещения и цены.
• Номер: двухместный с одной двуспальной кроватью, собственный санузел.
• Прибытие: примерно в 20:00 по местному времени отеля.
• Обязательное условие: возможность подняться без лестницы; подтвердите подходящий доступ до согласования.
• Дополнительно: нужен завтрак; автомобиль без запроса парковки.
• Контакт: имя бронирующего и этот Telegram; запасной способ связи — по договорённости.

Паспортные фотографии и платёжные реквизиты для проверки свободного номера не нужны. Сведения для оформления проживания собирайте на соответствующем этапе через выбранный отелем подходящий канал. Доступность, дополнительные кровати и питание уточняйте по конкретному номеру, а не по общей фразе «семейный отель».

Проверьте каждую ночь и время подготовки номера

Все номера, даты, цены и часы ниже учебные. У администратора есть единая таблица или гостиничная система, где отражены прямые брони, заявки с агрегаторов, временные удержания, ремонт и уборка. Перед предложением он сверяет все источники и записывает время проверки. Если каналы обновляются отдельно, назначьте ответственного за внесение изменений: устаревшая таблица не защищает от двойной продажи.

Если номер 07 подходит по всем условиям, предложите его на три ночи без переезда. Если свободны только разные номера на разные ночи, сначала опишите гостю смену номера и получите согласие. Во внешнем учёте удержание должно иметь срок и ответственного; по его истечении сотрудник проверяет оплату и вручную обновляет доступность.

В правилах гостевого дома «Шлиссельбургъ» заявка отделена от письменного подтверждения, а ранний заезд зависит от наличия. Возьмите это различие процессов; часы, оплату и условия отмены определяйте по своим действующим правилам.

Как вести прямую заявку в BotMarketing

1. Настройте витрину. В кабинете создайте категорию услуг и карточки размещения с фото, вместимостью и условиями. Цена в карточке обязательна: указывайте реальный опубликованный тариф с понятной основой, например за номер на одну ночь для двух взрослых. Для цены, зависящей от дат, выключите «Доступность заказа» и направьте гостя в поддержку за расчётом. Не ставьте нулевую цену вместо неизвестной.
2. Дайте гостю маршрут обращения. На mini-site и в описании номера объясните: открыть Telegram-бота, перейти в поддержку через кнопку или /support и отправить шаблон выше. Гость может пользоваться поддержкой в Mini App. Даты в сообщении — запрос наличия; отправка обращения ещё не закрепляет номер.
3. Обработайте запрос в кабинете. Сотрудник открывает «Запросы в поддержку», уточняет недостающие данные и отвечает из этого раздела. Затем вручную сверяет все ночи, вместимость, подготовку и другие каналы во внешнем учёте. В таблице присваивает заявке номер и сохраняет ссылку на обращение для следующей смены.
4. Отправьте согласованное предложение и подтверждение. Через ту же ветку сообщите полный расчёт, включённые услуги, отдельно оплачиваемые позиции, условия оплаты и отмены. После согласия гостя и выполнения условий подтверждения вручную закрепите номер во внешнем учёте и отправьте итоговое сообщение. Источник наличия — этот учёт; переписка BotMarketing сохраняет договорённости.
5. Подготовьте заезд. Ответственный сотрудник по своему календарю открывает обращение перед приездом, отправляет адрес и инструкцию, запрашивает время прибытия. Ответ гостя передаёт принимающей смене. После выезда разбирает оставшиеся вопросы в этой же ветке; на предложение о следующей поездке сначала получает согласие.

Когда нужен обычный заказ

Если у отеля есть фиксированное предложение с точной итоговой ценой — например, конкретный пакет из трёх ночей — можно включить заказ этой услуги. Перед оформлением согласуйте даты через поддержку и проверьте наличие. Новый заказ в разделе «Заказы» сотрудник берёт в обработку, в служебном комментарии записывает номер гостиничной брони, даты и состав; дальнейшие сообщения отправляет из переписки заказа. Номер заказа добавляет во внешний учёт. Комментарий не пересчитывает цену карточки: состав и сумма заказа должны совпадать с согласованным пакетом.

Для такого обычного заказа оставьте запись по времени в настройках бота выключенной. Длительность услуги в днях и доступный временной слот не ведут номерные ночи; остаток товара тоже не проверяет проживание по датам. Синхронизацию с агрегаторами, гостиничный учёт, удержание номера и расчёт переменного тарифа организуйте отдельно. В основной схеме выше можно вести всю заявку через поддержку, без создания заказа с неподходящей суммой.

Отправьте гостю подтверждение и понятную инструкцию

До оплаты гость должен получить полный расчёт и ваши условия отмены, переноса и возврата. В учебном примере номер 07 стоит 6 000 ₽ за ночь для двух взрослых: 3 × 6 000 = 18 000 ₽ за весь срок, завтрак и все обязательные сборы включены. Реальные дополнительные услуги укажите отдельно до согласия; отметка оплаты в BotMarketing не заменяет проверку поступления денег или учёт частичных платежей.

Подтверждение после проверки и оплаты

Бронь H26-014 подтверждена: 19–22 ноября 2026 года, три ночи, двое взрослых, двухместный номер с одной двуспальной кроватью, собственным санузлом и доступом без лестницы. Общая стоимость 18 000 ₽, включая завтраки и обязательные сборы; оплата получена полностью. Заезд с 15:00, выезд до 12:00, время местное. Прибытие около 20:00 согласовано, сотрудник встретит вас. Применяются условия оплаты и отмены, отправленные и согласованные до оплаты. Для изменения дат ответьте в этой ветке: сначала проверим наличие.

Сообщение накануне заезда

Завтра, 19 ноября, ждём вас по брони H26-014. Заезд с 15:00 по местному времени. Подтвердите, пожалуйста, прибытие около 20:00. Адрес: [ваш адрес]; карта: [ссылка на вход]; встреча: [точка и инструкция]. Если задержитесь, сообщите здесь; срочный контакт: [телефон дежурного]. Ранний доступ к номеру пока не согласован — перед приездом проверим готовность отдельно.

Замените поля в скобках своими проверенными данными. В этой схеме сообщения перед заездом отправляет сотрудник вручную: изменение даты проживания само по себе не создаёт и не переносит гостиничное напоминание. Во внешнем списке заездов отметьте ответственного и факт отправки. Инструкции с кодами доступа передавайте только проверенному гостю через подходящий для отеля защищённый канал.

При переносе заново проверьте номер и договорённости

Добавленная ночь может пересечься со следующей бронью, а поздний выезд — с уборкой. Администратор повторяет проверку полного срока, пересчитывает предложение и получает согласие на изменения. Затем обновляет внешний учёт, служебный комментарий заказа, если он есть, и текст для принимающей смены. При отмене отдельно выполняет согласованный порядок расчётов и освобождает номер; изменение статуса заказа не делает возврат денег и не обновляет агрегаторы.

Если гость приедет после обычных часов работы, решите заранее, кто его встретит. В FAQ Valamar позднее прибытие предлагается сообщать заранее, а раннее заселение зависит от готовности номера. Для мини-отеля это повод явно согласовать встречу; их часы и технологии онлайн-заселения не становятся возможностями вашего бота.

Если к проживанию добавляется экскурсия, её состав и места проверьте по отдельному маршруту организатора туров. Для выдачи гостю оборудования используйте учёт прокатного комплекта и возврата. Так каждая дополнительная услуга получает свою проверку, а гость — один понятный канал связи с отелем.