Бронирование экскурсий через Telegram: маршрут, встреча и BotMarketing

«Нас четверо, можно в десять?» — ещё не бронь экскурсии. Гиду нужно проверить время, состав компании и условия маршрута, а гостю — понять, куда приходить и чего ждать. Ниже — карточка прогулки, настройка индивидуальной записи в BotMarketing и сообщения для встречи, заполненной группы и отмены.

Индивидуальная экскурсия занимает время, сборная группа — места

Для индивидуальной экскурсии вы выделяете весь интервал одной компании. Для сборной несколько независимых заявок относятся к одному отправлению. Если смешать эти модели, первый покупатель может закрыть запись для остальных или гид примет больше людей, чем готов сопровождать.

В BotMarketing запись на услугу резервирует интервал расписания целиком. Даже заявка, ожидающая подтверждения, занимает это время. Сервис не продаёт автоматически восемь мест в одном экскурсионном слоте: число участников вы уточняете в комментарии и проверяете сами. Поэтому индивидуальные прогулки удобно вести через запись, а сборные — через обращения и отдельный ручной список участников.

Разница форматов важна и при описании встречи: на Sputnik8 индивидуальную точку предлагают согласовать с гидом, а у групповой экскурсии точные сведения о встрече входят в подтверждение. В своём предложении заранее определите, что уже фиксировано, а что требует согласования.

Карточка маршрута должна помогать выбрать подходящую прогулку

Покажите фактическую длину и покрытие пути, подъёмы, лестницы, язык, продолжительность и включённые услуги. По этим сведениям человек решает, подходит ли ему прогулка. Если он спрашивает о доступности маршрута, ответьте по конкретным участкам; общего обещания «подходит всем» недостаточно.

Пример карточки индивидуальной экскурсии

Все названия, даты, цены, расстояния и вместимость в примерах вымышлены. Перед публикацией подставьте проверенные сведения своего маршрута.

• Название: «Видовая тропа над озером», индивидуальная прогулка для вашей компании, до четырёх человек.
• Путь: 3 км, два часа; грунтовая тропа и лестница к смотровой площадке. Программа и темп обсуждаются до подтверждения.
• Цена: 6 000 ₽ за всю компанию, включая работу гида. Проезд к началу и питание не включены.
• Язык: русский. Другой язык — только после согласования.
• Встреча: у информационного стенда на входе на тропу; точный адрес и ссылку на карту гид отправит с подтверждением.
• Изменения: при закрытии маршрута гид свяжется с гостем; перенос и возврат оплаченного заказа обсуждаются по заранее сообщённым условиям. Запрос даты сам по себе не означает подтверждение.

Стоимость за компанию и стоимость за человека должны быть различимы ещё до заявки. Для сборной прогулки создайте отдельную карточку с ценой за участника, конкретными отправлениями и указанием, что наличие мест подтвердит гид.

Как настроить индивидуальную запись в BotMarketing

1. Создайте услугу для маршрута. В каталоге укажите название, описание, фото, цену за всю индивидуальную компанию и длительность 120 минут. Разрешите заказ этой услуги, подключите Telegram-бота и включите бронирования в его настройках. Для услуги используется длительность, а не товарный остаток «четыре человека».
2. Настройте расписание и часовой пояс. Если вы ведёте все маршруты один, используйте общее расписание компании для этих услуг. Отдельные расписания позиций проверяют занятость независимо и могут дать пересекающиеся записи. Для двухчасовой прогулки окна 10:00–12:00 и 14:00–16:00 оставят только подходящие начала и промежуток между прогулками. Время на дорогу и подготовку заложите сами; автоматического буфера нет.
3. Дайте гостю ссылку на Mini App. Он выбирает услугу, доступное время и пишет в комментарии состав компании и нужный язык: «26 октября, четыре взрослых, русский». Такая запись создаёт заказ и бронирование со статусом «запрошено». Если заказ оформлен через бот, выбор времени предлагается в связанном сценарии записи. Объясните гостю, что подтверждение последует после проверки.
4. Проверьте заявку и подтвердите время. В разделе бронирований откройте запись, проверьте состав компании, маршрут, встречу и другие свои обязательства. При подходящих условиях подтвердите бронирование: статус изменится, гостю отправится уведомление через бот. Принятые детали сохраните в служебной заметке связанного заказа, а точку встречи и условия отправьте в переписке заказа.
5. Обработайте изменения в той же записи. При переносе сначала согласуйте новую дату и проверьте её доступность. При отмене отмените бронирование и отдельно сообщите, что делать с оплатой. Отмена времени не выполняет возврат денег. После прогулки отметьте связанный заказ выполненным: активное бронирование также станет завершённым.

Проверьте путь как гость: карточка → время → комментарий → заявка → подтверждение и сообщение о встрече. Убедитесь, что занятый интервал исчезает и у других маршрутов, использующих это же расписание. Внешние продажи, договорённости в другом мессенджере и закрытие тропы нужно учитывать вручную.

Как принять заявку на сборную группу

У групповой карточки выключите возможность обычного заказа и предложите написать в поддержку бота дату, отправление, число взрослых и детей, язык и контакт одного участника. Обращение появится в клиентских запросах BotMarketing; оттуда вы уточните детали и ответите гостю. Подтверждённых участников считайте в отдельном списке по каждому отправлению.

Запишите в ответе число принятых мест, общую сумму и условия оплаты. Не называйте поступившее обращение оплаченной бронью и не обещайте автоматический лист ожидания. Если отправление группы занимает ваш день, закройте его для индивидуальных записей исключением в расписании. Это ручное управление занятостью гида, а не продажа групповой квоты.

Аналогичное разделение личного времени и мест разобрано в статье о записи на групповые и индивидуальные занятия.

Подтверждение должно довести гостя до места встречи

Статус записи сообщает, что время принято. Практическое сообщение должно также содержать местную дату и время, состав компании, ориентир, цену, способ связи при опоздании и то, что уже согласовано. Перед отправкой добавьте настоящую ссылку на карту и рабочий контакт. Не полагайтесь на то, что приезжий правильно прочитает время в часовом поясе своего телефона.

Подтверждаю индивидуальную прогулку «Видовая тропа над озером» 26 октября, 10:00 по местному времени места экскурсии. Четыре взрослых, русский язык, два часа. Встречаемся у информационного стенда на входе на тропу; точную точку на карте отправляю отдельным сообщением. Стоимость — 6 000 ₽ за компанию, проезд и питание отдельно. Если задерживаетесь или не нашли вход, напишите сюда до начала. Сообщите, если состав компании изменится.

Перед отправкой замените «местное время места экскурсии» на название места и часового пояса. Короткое сообщение о встрече можно отправить вручную в переписке заказа накануне. Проверку прогноза и доступности маршрута проводит гид; она не возникает автоматически из статуса бронирования.

Если три человека хотят последние два места

В учебной сборной группе максимум восемь участников, шесть уже подтверждены. Заявку на троих принять целиком нельзя: свободны два места. Сначала предложите выбор, затем меняйте список после ответа.

На отправление 26 октября в 10:00 осталось два места, а в вашей заявке три участника. Могу подтвердить двоих, если вам подходит такой состав, или проверить другое отправление для всех троих. Пока ваша компания не подтверждена. Напишите, какой вариант рассмотреть.

Это сообщение не создаёт резерв на два места. Если договорились придержать их до конкретного времени, отметьте это в ручном списке и сами проверьте ответ к сроку.

Когда маршрут закрыт, отмените старую встречу явно

Решение о проведении зависит от конкретного маршрута и действующих условий доступа. Не задавайте в статье универсальное правило по дождю или температуре. Например, Milanoguida описывает свою политику погоды и отдельное уведомление об отмене уличной экскурсии; для вашего маршрута нужны собственные проверенные условия.

Если прогулка отменена, измените статус бронирования, закройте недоступную дату в расписании и отправьте понятное сообщение. Для сборной группы сообщите каждому контактному участнику из списка. Предложенная новая дата становится договорённостью только после ответа гостя и проверки занятости.

Прогулка 26 октября в 10:00 отменена: маршрут закрыт. К прежнему месту встречи приходить не нужно. Могу проверить перенос на 27 октября в 10:00; без вашего ответа новую дату не подтверждаю. Если перенос не подходит, сообщу порядок и срок возврата по условиям вашего оплаченного заказа. Ответьте, пожалуйста, какой вариант выбираете.

Сохраните выбранный вариант и фактическое действие с оплатой в заказе. Для поездки с перевозчиком, проживанием и несколькими поставщиками понадобится более широкий процесс: его рассматриваем в материале о работе организатора туров с заявками.