Аренда фотостудии: зал, время и оборудование в BotMarketing

Клиент просит зал с 10:00 до 12:00, но свет ещё занят в соседнем помещении, а на сборку декораций понадобится полчаса. Свободные два часа в календаре не решают ни одну из этих проблем. Администратору нужно согласовать зал, весь период его занятости и оборудование, а уже затем подтвердить аренду.

Ниже — карточка зала, короткий бриф, расчёт времени и настройка этого процесса в BotMarketing. Примеры условные: замените параметры и правила своими.

Покажите, что именно клиент арендует

Создайте отдельную карточку для каждого зала. Фотографии должны показывать доступную сейчас обстановку, а описание — помогать оценить конкретную съёмку: площадь и высоту, свет, вместимость команды, звук, вход с крупным реквизитом и ограничения.

Пример карточки «Белый зал»

• Помещение: 60 м², потолок 4 м, белая циклорама; до 6 участников. Дневной свет меняется в течение дня, для записи чистого звука нужна отдельная проверка.
• В аренде: два импульсных источника, две стойки и один софтбокс. Уточните модели и совместимость синхронизатора.
• По согласованию: общий постоянный свет и гримёрное место. Их наличие проверяет администратор, они не закреплены за каждым залом.
• Время: доступ команды на 2 часа, включая установку и сбор вещей; после него 15 минут на подготовку следующей аренде.
• Условия: цена за весь выбранный формат, доплаты за дополнительные ресурсы, порядок оплаты, изменения времени и продления. Дым, животные, окрашивание циклорамы и крепление декораций согласуются заранее.

Не обещайте одинаковый набор техники всем залам. Правила другой студии тоже не становятся вашими: например, ShokContent отдельно описывает подтверждение администратором и время приёмки. Свою границу доступа объясните до оплаты.

Соберите организационный бриф до подтверждения

Клиенту достаточно отправить следующие сведения одним сообщением или комментарием к заявке.

Зал: Белый. Дата: 18 октября, время местное. Доступ нужен 09:30–11:30, съёмка 09:45–11:15. Команда: 4 человека. Нужно: два импульсных источника, общий постоянный свет, гримёрное место. Привезём фон шириной 2 м. Контакт на площадке: Анна. Нужны ли отдельное согласование разгрузки и доплата за свет?

Для проверки загрузки нужны численность, техника, реквизит и режим работы. Название закрытой кампании, сценарий и персональные документы участников обычно не нужны в Telegram. Если проект требует таких материалов, согласуйте отдельный канал с ограниченным доступом. Подготовку самой съёмки разбирает материал для фотографа.

Считайте занятость от входа команды до готовности следующему клиенту

В этом примере клиент арендует зал на 120 минут. Ещё 15 минут студия оставляет на проверку и подготовку: помещение занято 135 минут. Это выбранное правило примера, а не универсальный норматив.

Если следующая команда входит в 11:45, продлить первую аренду на 30 минут нельзя: вместе с подготовкой зал освободится только в 12:15. Проверяйте не только комнату, но и общий свет, администратора, гримёрное место и подъём оборудования. Учёт выдачи техники и её состояния подробнее описан в материале для проката.

Как настроить аренду фотостудии в BotMarketing

1. Разделите залы в каталоге. Создайте категорию услуг «Белый зал» и карточки фиксированных форматов аренды. Для примера выше укажите цену за выбранный формат и длительность 135 минут. В названии и описании объясните: 120 минут доступа команды плюс 15 минут подготовки студией; показанный конец записи включает эту подготовку.
2. Задайте одно расписание для одного зала. Привяжите его к категории «Белый зал», укажите часы и исключённые даты. Все форматы этого зала должны пользоваться этим расписанием. Не задавайте им отдельные расписания услуг: они имеют приоритет над категорией и разделят проверку занятости. Между разными расписаниями общий свет автоматически не распределяется.
3. Включите запись. Она должна быть включена у бота и у услуги. Проверьте доступные функции подписки и права сотрудника на услуги, расписания и бронирования. Пройдите тестовую запись: клиент выбирает услугу и доступное начало в Mini App, добавляет бриф в комментарий и отправляет запрос.
4. Откройте входящую запись. Сотрудник получает уведомление; в кабинете компании откройте «Бронирования» и связанную карточку заказа. Проверьте зал, начало, длительность и комментарий клиента. Запрос ещё требует проверки администратором; он уже занимает время в своём расписании до отмены.
5. Проверьте ресурсы вручную. Сверьте заявки с сайта и по телефону, общий свет, гримёрку, подготовку и оплату по вашим правилам. Ведите их в одном журнале ресурсов; отражайте договорённости во внутренней заметке связанного заказа. BotMarketing не заменяет этот журнал и не подтверждает получение аванса по одному сообщению клиента.
6. Подтвердите согласованную запись. После проверки используйте действие подтверждения бронирования. Если начало не подходит, предложите другое время через карточку; клиент сможет подтвердить предложенный вариант. Отправьте через связанный заказ отдельное сообщение с границей клиентского доступа и согласованной техникой. Не оставляйте отвергнутый запрос активным: отмените его, чтобы освободить интервал.
7. Подготовьте сообщение перед визитом. При доступной функции сообщений по времени выберите конкретный личный чат клиента, разовую отправку и часовой пояс компании. После переноса или отмены обновите либо отмените это сообщение вручную: оно не привязано автоматически к новому времени брони.

Начните с одного зала и одного формата. Проверьте, что второй формат того же зала не предлагает пересекающееся время, а администратор видит комментарий и связанную карточку заказа. Для нестандартной длительности сначала согласуйте условия через обращение в поддержку бота; не подменяйте их подходящим по цене, но слишком коротким слотом.

Сообщите время выхода, а продление согласуйте заново

Подготовка к визиту

Анна, ждём 18 октября в Белом зале. Доступ команды 09:30–11:30 по местному времени; сбор вещей входит в эти два часа. В записи до 11:45 учтена последующая подготовка студией. Согласованы два импульсных источника и постоянный свет. Адрес и вход: [укажите]. Сообщите заранее, если меняются команда или техника.

Коды доступа отправляйте только тому, кому они нужны. Сообщение не должно открывать конфиденциальные детали проекта другим арендаторам.

Запрос продления

Продлить доступ до 12:00 сегодня не получится: следующий клиент входит в 11:45, и нужно время на подготовку. Пожалуйста, завершите съёмку к 11:15 и освободите зал к 11:30. Для следующего визита можем обсудить более длинный формат.

Если ресурсы позволяют продление, сначала согласуйте новый конец доступа, полный занятый интервал и доплату. Внесите изменение в журнал ресурсов и условия связанного заказа до окончательного ответа. Сообщение само по себе не увеличивает длительность бронирования в BotMarketing; при подтверждении следующих заявок администратор должен учесть продлённый период.

После выхода команды проверьте зал и комплект, зафиксируйте недостающее или повреждённое по вашим правилам и завершите бронирование. Следующую аренду подтверждайте исходя из фактической готовности помещения.